Un système de réunion à distance pour réduire les déplacements et les coûts

Grand Paris Seine Ouest se dote de deux salles de téléprésence

La communauté d'agglomération Grand Paris Seine Ouest vient d'investir dans un outil de téléprésence. Objectifs : éviter les pertes de temps, la fatigue des déplacements, le manque de réactivité, et réduire l'empreinte carbone. “ Depuis la création de la communauté d'agglomération début 2010, les déplacements ont été démultipliés sur ce territoire de 32 kilomètres carrés ”, constate Paul Subrini, premier maire-adjoint d'Issy-les-Moulineaux et vice-président du Conseil général des Hauts-de-Seine, en charge des TIC. L'intercommunalité a donc décidé de s'équiper d'un système de réunion à distance pour que les agents et élus des sept villes concernées échangent efficacement.

Une grande facilité d'emploi

Jusqu'à présent, “ les conditions n'étaient pas réunies pour que l'image apporte un plus dans les communications électroniques ”, constate Paul Subrini. Selon lui, le manque de bande passante et sa piètre qualité n'autorisaient pas le partage d'images animées avec une qualité suffisante. L'arrivée de la fibre optique a réglé le problème. Par ailleurs, “ les systèmes de visioconférence cohabitaient plus qu'ils ne communiquaient, car ils étaient propriétaires. Ce qui réduisait leur intérêt ”, détaille-t-il. Ces deux problèmes technologiques étant résolus, l'intercommunalité Grand Paris Seine Ouest lance, en avril 2011, un projet pilote basé sur deux salles de téléprésence.La première salle se trouve dans la mairie d'Issy-les-Moulineaux, la seconde à Meudon, siège de Grand Paris Seine Ouest. “ Il a fallu trouver deux salles dans lesquelles les deux écrans de grande taille pouvaient être installés, explique Paul Subrini. Nous avons dû recourir à des lumières blanches afin de restituer des images aux couleurs naturelles. ” Dans chaque salle, un grand écran sert à visualiser les participants distants et un écran secondaire à projeter des documents. “ Une session de téléprésence s'apparente à une réunion physique. Il est donc exclu de couper le contact visuel avec vos interlocuteurs pour projeter des slides ”, explique Paul Subrini. Les flux audio et vidéo sont captés par un équipement Tandberg (racheté par Cisco). L'interconnexion entre les deux salles s'effectue via un boîtier qui ressemble à un téléphone IP. “ Contrairement à la visioconférence, c'est très simple. N'importe quel utilisateur peut se débrouiller seul ”, constate Paul Subrini. Autre atout qui a facilité le déploiement, les connexions internet et réseau existantes offraient une capacité et une qualité de bande passante suffisantes.

Un dispositif ouvert aux PME

Au-delà de la technique, ce projet a nécessité de convaincre les élus pour le financer. “ La téléprésence est une expérience difficile à décrire théoriquement. Il faut le voir pour le croire. Par ailleurs, la plupart d'entre nous étions échaudés par la mauvaise qualité et la complexité des solutions antérieures ”, explique Paul Subrini. L'investissement représente un montant de 200 000 euros pour les deux salles et de 17 000 euros de fonctionnement annuel (aucun coût de communication).Le retour sur investissement pourrait être plus rapide que prévu, car, au-delà des réunions de l'intercommunalité, les porteurs du projet envisagent d'ouvrir ce dispositif aux entreprises. Il s'agirait de le louer en ne facturant que le coût de fonctionnement. “ Le progrès ne doit pas être uniquement accessible aux agents de la mairie. Nous avons un tissu de PME qui pourraient gagner en compétitivité grâce à ce dispositif ”, explique Paul Subrini.