Un travail de fond qui peut rapporter gros

Extraire, valider, ressaisir les données et contrôler leur conformité, puis rénover les référentiels prend du temps et mobilise des équipes spécifiques. A l'arrivée, un système unifié et paré pour apporter de nouveaux services.

' Pour la migration dans notre nouveau système d'information, environ un contrat sur dix risque de poser problème ', estime Jean-Claude Lebois, DSI de la SMABTP, société d'assurance spécialisée dans le secteur du bâtiment et des travaux publics. Les préoccupations de cet ordre sont loin d'être rares. La gestion de la qualité des données forme une problématique centrale de la réflexion des DSI dans toute transformation de leurs systèmes d'information ?" qu'il s'agisse d'une refonte totale ou juste d'une remise à plat visant des processus transversaux tels que la facturation au niveau d'un groupe.Données manquantes, incohérentes ou bien d'origine douteuse... Remettre de l'ordre et définir de nouveaux référentiels requiert beaucoup de temps et peut mobiliser des équipes de taille importante. Les directions informatiques ont pour tâche d'établir une planification cohérente, évitant les ' effets de tunnel '. Ils doivent également prévoir les mécanismes de contrôle a posteriori de la qualité des informations, afin de s'épargner un nouveau toilettage des bases de données lors d'une évolution ultérieure de leur système. Si chronophages et coûteuses qu'elles soient, ces opérations garantissent des résultats tangibles, quoique difficiles à quantifier dans l'activité opérationnelle des entreprises et la maintenance informatique.Cinq années seront nécessaires à Jean-Claude Lebois et son équipe pour refondre intégralement le système d'information de la SMABTP. Commencé en 2004, le projet sera achevé en 2009. ' Nous avons construit notre nouveau système d'information à partir d'un logiciel acheté à une société s?"ur. Il se compose de trois parties : la première gère les contrats d'assurance (donc les produits), la seconde, le recouvrement, et la troisième, les sinistres ', décompose le DSI. Le développement de la partie contrats constitue la plus longue étape. Un entrepôt de données a été créé. Pour l'alimenter, Jean-Claude Lebois a dû mettre en place une procédure de contrôle de cohérence. A cet effet, il a retenu la solution Axio de l'éditeur Informatica. ' Cet outil nous aide à savoir si les données d'un contrat satisfont nos critères. Lors de la migration, il faut éviter qu'un certain nombre de contrats soient refusés au cours des contrôles de cohérence ', justifie Jean-Claude Lebois. Une équipe spécifique composée de trois personnes a été mise en place. ' Lorsqu'une donnée sur un contrat pose problème, poursuit-il, le dossier est transmis à la direction métier concernée, qui tranche '.

Requalifier les données, une automatisation complexe

La technologie ne fait pas tout, loin s'en faut, et Louis-Olivier de Roux, le Dosi (Directeur organisation et systèmes d'information) de Brink's France, est bien placé pour le savoir. En 2004, cette société décide d'unifier la facturation de son activité transport de fonds et gestion de valeurs. Cette fonction s'effectue alors au moyen de cinq systèmes. ' Quand nous avons lancé l'unification, nous avons fait une tentative d'intégration automatique des données à l'aide d'un logiciel. L'échec fut patent, en raison de la non-qualité des données ', observe Louis-Olivier de Roux. Ensuite, le travail sur les données s'est révélé pour le moins délicat. Environ 40 personnes ont été affectées à cette tâche pendant près de dix-huit mois. ' Nous nous sommes fondés sur un outil d'extraction et nous avons mis en place un processus incluant la proposition de modification, la validation avant ressaisie, et une batterie de tests de validité et de cohérence entre l'ancien et le nouveau système ', détaille le Dosi.Remettre les données d'aplomb selon les spécifications d'un nouveau système d'information représente un processus lourd. Et qui est loin d'être suffisant. Il faut souvent refondre les référentiels de données pour éviter que les problèmes ne réapparaissent, ou pouvoir échanger des données de qualité entre des services qui ne communiquaient pas jusqu'alors. ' Dans notre entrepôt de données, nous avons dû repenser le référentiel client pour centraliser toutes les transactions ', précise Jean-Claude Lebois. Du fait de cette décision, tous les référentiels métier des divers clients de SMABTP se sont vus refondus en un seul. Un travail de conception et de mise en cohérence des données effectuée à un niveau général, qui assure à la société d'assurance une vue d'ensemble des contrats et des sinistres de chacun de ses clients. ' Comme nous ne couvrons pas tous les risques, nous faisons appel à des partenaires qui bénéficient de nos données clients, sans avoir besoin de les ressaisir. Et, inversement, nous pouvons échanger des flux de données cohérents ', se réjouit Jean-Claude Lebois.

Anticiper le problème de la qualité

A la SGAM, filiale de la Société Générale spécialisée en gestion d'actifs, la refonte des référentiels métiers représente également un long processus nécessitant beaucoup de travail. Lancée en début d'année 2005, une étude d'opportunité vise à favoriser la mise en place d'un référentiel produit (constitué de combinaisons d'actions, d'obligations, de bons de souscription ou warrants, de swaps) partageable par toutes les entités métier et les filiales de la SGAM. ' Le premier lot du projet sera prêt en mai 2007, puis les treize applications métier seront asservies au référentiel maître ', annonce Cyril Brunstein-Laplace, directeur de la stratégie IT chez SGAM.' La migration vers un nouveau système d'information met en relief les incohérences de données du système actuel, note Jean-Claude Lebois. Il faut prévoir les problèmes, sous peine de se retrouver coincé lors des contrôles de cohérence. Anticiper aide la maîtrise d'ouvrage à réfléchir et à prendre les bonnes décisions avant la migration. ' De même, soumettre les projets informatiques à la problématique de la qualité des données peut avoir des effets bénéfiques sur les coûts. ' Il y a trois ans, nous vendions essentiellement des outils ETL, destinés à extraire et à contrôler les données sans réelle mise en cohérence, explique Christophe Legrand, le responsable des produits information management chez IBM. Désormais nous vendons plutôt des outils de Master Data Management, des solutions de référentiels métier plutôt orientées vers des processus fonctionnels. Pour un projet informatique dans le secteur des télécommunications, sans audit préalable sur les données, le coût du projet était évalué à 2 000 jours/homme. Après l'audit de la qualité des données, le nombre de jours/homme a été divisé par dix. 'Anticiper signifie également mettre en place des mécanismes de contrôle et d'alerte avertissant de la détérioration des données. Pour son projet de refonte totale de son système d'information, Jean-Claude Lebois a prévu une zone d'intégrité de données lors de la mise en place d'un interpréteur comptable. Un système qui, à partir d'un compte rendu d'événements (remboursement de prêt, mise en place de change, par exemple) et compte tenu d'un jeu de règles, va engendrer automatiquement de sécritures comptables. ' L'objectif de l'instauration de cette zone d'intégrité est de connaître, pour chacune des écritures, l'élément déclencheur. Cela nous permet de présenter des comptes de la meilleure qualité possible aux commissaires aux comptes ' affirme Jean-Claude Lebois. Ainsi que de se mettre en règle avec les exigences de solvabilité prévues par Solvency II, la future directive-cadre européenne qui régulera le domaine de l'assurance. Celle-ci devrait entrer en vigueur en 2010. ' Afin de mener les tests, nous avons sélectionné deux applications assez simples, les rentes et la réassurance. Puis, afin d'obtenir leur aval, nous avons présenté à nos commissaires aux comptes l'architecture que nous allions installer ', rapporte Jean-Claude Lebois.

Moindres coûts, moindres risques et consolidation facilitée

' Trois années pour mettre en place un référentiel partagé, c'est beaucoup de travail pour contrôler la qualité des données et leur cohérence, concède Cyril Brunstein-Laplace. Mais il existe des gains de productivité évidents, notamment dans le cas des réunions, où l'on pourra éviter que deux personnes perdent du temps à se renvoyer des tableaux aux résultats divergents. ' Plus prosaïquement, Christophe Legrand cite le cas d'une grande entreprise d'agroalimentaire qui distribue des échantillons de ses barres de céréales lors de campagnes marketing d'envergure. ' En utilisant un outil pour le contrôle de ses bases de données marketing, elle a gagné quelques points de NPAI (N'habite pas à l'adresse indiquée ?" NDLR), ce qui n'est pas négligeable en matière de coûts d'affranchissement ', souligne Christophe Legrand.Pour Louis-Olivier de Roux, les bénéfices se situent à un autre niveau. ' La remise à plat au niveau national de notre système devrait nous aider à augmenter le volume de la facturation, affirme-t-il. Même si le lien de cause à effet n'est pas évident. Nous allons de nouveau facturer des services qui posaient problème auparavant et étaient rejetés par le système. D'un autre côté, d'autres services, indûment facturés ceux-là, devront cesser de l'être. Toutes choses égales par ailleurs, notre trésorerie s'en trouvera certainement améliorée. ' Outre des coûts de maintenance moindres découlant de l'adoption de la nouvelle architecture, les risques liés aux applications devraient être limités. Et la satisfaction de Louis-Olivier de Roux ne s'arrête pas à ces considérations : ' Désormais, nous allons pouvoir véritablement consolider nos données et améliorer notre reporting. '