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Le Centre chirurgical Marie-Lannelongue a réorganisé son secrétariat médical grâce à la dictée numérique des comptes rendus d'actes médicaux. Un projet bien accueilli par les médecins.
Des patients viennent de l'Europe entière se faire soigner au Centre chirurgical Marie-Lannelongue (CCML). Installé au Plessis-Robinson, en région parisienne, l'établissement est reconnu pour son expertise dans le domaine de la
chirurgie thoracique et vasculaire, et de la transplantation cardio-pulmonaire. En 2003, toutefois, il doit mener un plan social, et 150 salariés sont licenciés. En effectif réduit, le centre repense sa façon de travailler et fluidifie la saisie des
comptes rendus d'opération, d'hospitalisation, ou de consultation. Alors que jusque-là les médecins utilisaient classiquement des dictaphones de poche analogiques, le centre décide, en décembre 2004, de passer à la dictée numérique.
Une capacité de transcription doublée
Un premier test est alors réalisé au bloc opératoire. Le distributeur Mysoft se prête au jeu, et met à disposition Dictalink, sa solution de dictée numérique collaborative en réseau. En dépit de quelques problèmes de stabilité du
logiciel dans sa première version ?" résolus depuis ?", les résultats sont au rendez-vous. La capacité de transcription des comptes rendus par le secrétariat médical double quasiment.A cela, plusieurs raisons. Les secrétaires médicales n'ont plus à courir après les microcassettes. Elles accèdent au compte rendu souhaité sans devoir faire défiler la bande ou rechercher la suite sur une autre cassette. Par ailleurs,
elles bénéficient d'une meilleure qualité d'écoute. Le son numérique n'est pas altéré par l'usure mécanique. Ce qui évite les multiples réécoutes d'un même passage pour en comprendre le sens.
L'état d'avancement visualisé d'un coup d'?"il
La dictée numérique permet surtout de mutualiser les ressources et de lisser l'activité. Si le compte rendu est affecté, par défaut, à la secrétaire affiliée au médecin, il peut aussi être partagé par un groupe de secrétaires. Les
comptes rendus arrivent alors sur une pile commune et sont traités au fil de l'eau, au jour le jour. Les assistances visualisent d'un coup d'?"il l'avancement du travail à travers les dossiers en arborescence ' à
faire ', ' faits ', et ' en cours '.Le CCML a choisi de conserver une trace en local afin d'éviter la perte ou la corruption de fichiers. Le volume des contenus, d'abord enregistrés au format ' wav ', a pu être réduit par
le choix d'un enregistrement en ' wma ', sans déperdition de qualité. ' Nous sommes néanmoins obligés de vider les espaces disques périodiquement ',
souligne Alain Maynar, responsable informatique. La solution est aujourd'hui déployée sur une cinquantaine de postes, répartis à peu près à parts égales entre les médecins et les secrétaires. Une dizaine de secrétaires de plus seront équipées d'ici
à la fin de l'année.
Un changement bien accompagné
Dans un contexte social sensible, l'accompagnement du changement a été particulièrement soigné par Alain Maynar : ' Fondamentalement, leur environnement de travail ne change pas. Les secrétaires utilisent
toujours un casque micro et un pédalier. Lors de l'introduction de l'outil, un informaticien était à leur disposition. Elles avaient également la possibilité de m'appeler directement. 'Il a aussi fallu convaincre les médecins. Les postes de dictée sont placés dans des salles réservées à cet usage. Les praticiens ont perdu de leur autonomie ?" ils ne peuvent plus dicter n'importe où ?", mais ont gagné en
confort. ' Isolés, à l'abri du bruit, ils dictent dans de meilleures conditions. Nous évaluons toutefois la possibilité de doter les équipes de réanimation de dictaphones numériques. Dans ces services, il se passe beaucoup
d'événements au chevet du patient. '
Un outil adapté aux attentes du terrain
Là encore, le maniement intuitif de l'outil s'est révélé déterminant pour emporter l'adhésion. Le poste de dictée est composé d'une télécommande micro connectée à un PC et un trackball remplaçant la souris. Avec un bouton rouge pour
enregistrer, l'interface reprend les commandes classiques d'un magnétophone. Avant d'expédier le fichier, le médecin saisit le nom du patient, assorti d'un commentaire s'il le souhaite.C'est cette simplicité d'usage qui a guidé le choix du CCML. Aux solutions fortement intégrées au système d'information hospitalier de type Zenidoc, reposant sur un worklow et une base d'identités patients, Alain Maynar a préféré un
outil horizontal, répondant aux attentes du terrain. ' Les médecins veulent pouvoir dicter un compte rendu de façon indépendante. Leur patient n'est peut-être pas encore hospitalisé, et donc pas identifié,
explique-t-il. Ils doivent aussi avoir la latitude de dicter un courrier ou un article séparément d'un dossier. La solution Dictalink autorise cette approche de base sans que toutes ses fonctionnalités, par ailleurs nombreuses, sautent à
la figure. 'x.biseul@01informatique.presse.fr
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