Une empreinte pour garantir la juste rémunération du temps de présence

Un franchisé de Domino's Pizza met en place une gestion des temps

“ Dans une entreprise de restauration rapide, gérer les entrées et les sorties des collaborateurs est extrêmement difficile. ” C'est ce qu'explique Gilles Bourbigot, directeur général de trois franchises Domino's Pizza sur la ville de Toulouse. Car la majorité de ses salariés sont à temps partiel et l'activité est essentiellement concentrée entre 18 heures et minuit.Jusqu'à la mi-2010, les horaires des employés étaient saisis par les gérants des points de vente dans des tableaux Excel. Un processus qui engendrait de nombreuses erreurs, car un manager pouvait très bien ne pas voir un collaborateur arriver ou partir. Dans ce cas, les horaires indiqués et remontés au service administratif risquaient d'être erronés. “ Du coup, le climat social était tendu, certaines personnes se sentant lésées ”, indique Gilles Bourbigot. Et ces problèmes se répercutaient au moment de l'établissement des fiches de paie. A force de modifications successives, l'opération pouvait prendre jusqu'à quinze jours de retard.

La reconnaissance de la main, un “ badge ” infalsifiable

“ La situation devenait impossible ”, confie le directeur général. Au printemps 2010, il se met en quête d'un autre procédé. Ancien salarié de la grande distribution, il refuse les badges d'accès : “ Les horaires peuvent être enregistrés par n'importe qui d'autre que le titulaire du badge. ” Il se tourne alors vers la solution de gestion des temps par empreinte palmaire Kelio, de Bodet Software.“ Par ailleurs, nous avons profité du déploiement de cet outil pour changer notre gestion de la paie, sous-traitée jusqu'alors à un cabinet d'experts-comptables. Nous avons décidé de la reprendre en interne et, sur les conseils de Bodet Software, nous avons choisi pour cela le logiciel Sage 100 ”, précise Gilles Bourbigot. L'interface entre les deux solutions est réalisée par Paylink, un module de Kelio.La mise en œuvre, qui est intervenue le 1er juin 2010, en est simple. L'enregistrement de tout nouveau collaborateur se fait directement au service administratif. “ Le gestionnaire du logiciel saisit dans la base de données, les informations individuelles sur le salarié entrant (nom, prénom, fonction…) et lui associe un identifiant. Ensuite, la prise de l'empreinte s'effectue au point de vente où le collaborateur est affecté ”, confie Eric Ruty, directeur de Bodet Software. “ Plusieurs caméras, situées dans la badgeuse, prennent les mesures de la main. Ces dernières sont instantanément modélisées et enregistrées. L'empreinte est alors associée à la fiche de l'employé. ”

Une gestion des conflits largement améliorée

“ Lorsque l'on envisage de mettre en place une telle solution, la première des choses consiste à rassurer sur la légalité du processus et sur l'absence de danger physique ”, conseille Gilles Bourbigot. Il recommande également de mettre en avant la notion d'équité : “ Chaque collaborateur sera rémunéré en fonction de son temps de présence, à la minute près, calculé de façon objective. Il n'y aura plus d'heures effectuées non payées. ” Pour informer son personnel, Gilles Bourbigot a donc présenté les avantages de cette solution en même temps que la machine, afin de dédramatiser l'objet. “ Les réactions ont été d'emblée plutôt positives et, dès l'installation des tablettes de saisie d'empreinte palmaire, tous les salariés ont joué le jeu. ” Au début, quelques oublis ont eu lieu, mais les anomalies signalées par le logiciel, repérées dans la journée, ont immédiatement été corrigées. “ Il est facile de saisir les horaires d'arrivée ou de départ après coup ”, poursuit le responsable toulousain.Pour chaque magasin, Gilles Bourbigot a déboursé 3 000 euros. Et s'il confie que le retour sur investissement s'avère difficile à calculer, il est en revanche formel : “ Nous avons ainsi assaini une situation devenue une source de conflits perpétuels, et qui générait des problèmes de suspicion. Sans parler du temps perdu à corriger les erreurs. C'était un véritable cauchemar. ” Aujourd'hui, la paie tombe à la même date chaque mois, le compte est juste et les frais de personnels se sont stabilisés. “ Résultats : nous constatons moins de turn-over, moins de soldes de tout compte, et une meilleure productivité. Sans négliger le bénéfice pour l'image de l'entreprise ”, avoue Gilles Bourbigot.