Une plate-forme unique pour communiquer et travailler ensemble

Le conseil général du Cantal migre vers Microsoft Sharepoint-Outlook-Lync

Le projet collaboratif du conseil général du Cantal ressemble à une fusée à trois étages. Au premier : un intranet propriétaire migré récemment sous Sharepoint. Au deuxième : la messagerie électronique sous Exchange. Enfin, au troisième étage : la communication unifiée avec Lync (le nouveau nom de Microsoft Office Communication Serveur), ainsi qu'un système de téléphonie Cisco.Un intranet vieillissant a poussé la direction générale de la collectivité à inscrire sa rénovation dans son schéma directeur. Son objectif principal : passer d'un site délivrant une information officielle descendante à un autre, multicontributeur et personnalisable. Techniquement, l'intranet, qui avait pour socle .Net, a été migré vers la plate-forme de collaboration Sharepoint 2010. Les agents alimentent déjà eux-mêmes l'annuaire avec des informations personnelles. Ils ont aussi désormais la possibilité de créer des espaces collaboratifs. Mais une étape de validation par la DSI est encore nécessaire.

Un portail d'accès aux outils grâce à la signature unique

Mais l'intranet ne deviendra réellement social qu'en 2012. Le passage à Office 2010, qui permettra aux utilisateurs de bénéficier de l'intégration avec Sharepoint 2010 et des Office Web Apps, n'est pas encore prévu. L'un des progiciels métier de la collectivité n'est en effet compatible qu'avec la version 2003 d'Office. Dans le futur, l'intranet devrait servir de portail d'accès aux applications, à l'aide notamment du mécanisme de SSO (signature unique) intégré à la plate-forme.Le changement de solution de messagerie électronique s'est fait sur proposition de la DSI, en grande partie pour faciliter l'intégration avec l'outil prévu de communication unifiée. “ La migration vers Outlook a constitué essentiellement en un travail technique, explique Fabien Miedzianowski, DSI du conseil général du Cantal. Il a fallu récupérer l'ensemble des historiques, des agendas, des contacts et des messages Lotus emmagasinés depuis le début des années 2000. ” Le service informatique a profité du temps des formations, dispensées par petits groupes aux agents de la collectivité, pour vérifier et finaliser l'installation d'Outlook sur chaque poste, tout en portant une attention particulière aux carnets d'adresses, jusqu'alors stockés en local. L'outil Notes Migrator for Exchange de Quest a aidé le conseil général à gérer la migration des fonctionnalités de délégation d'agenda. “ Le transfert des droits d'accès sur les agendas de Notes à Exchange est ce qui différencie cet outil de migration de ses concurrents ”, commente Fabien Miedzianowski. Le conseil général n'avait développé qu'une seule application Notes-Domino. Elle n'a pas été migrée vers Sharepoint car un progiciel de dématérialisation du courrier l'a remplacée. “ L'historique de la solution est conservé par mesure de sécurité dans une base de données Microsoft Access ”, précise le DSI de l'institution.

Organiser une réunion à 360° depuis Outlook

A la demande des chefs de service et des directeurs de l'organisme, une plate-forme de communication unifiée a été mise en place avec la possibilité d'organiser des conférences web et de partager des applications et des documents. Car les 70 sites distants qui composent le conseil général ne facilitent pas les communications. Trois salles ont été équipées avec des caméras Microsoft Roundtable (activité revendue à Polycom en 2009). En utilisant le port USB de n'importe quelle machine, une réunion à 360° est organisée directement depuis Outlook. “ L'option 360° rend l'utilisation de la caméra agréable. Les participants n'ont pas besoin d'être alignés les uns à côté des autres, mais peuvent s'asseoir autour d'une table. ” Pour l'instant, la messagerie instantanée est réservée aux cadres. La généralisation progressive à l'ensemble des agents est prévue pour 2012.La migration de l'annuaire Lotus vers l'Active Directory a été réalisée manuellement. “ L'utilisateur accède aux mêmes données, ce qui évite notamment les duplications ”, explique Fabien Miedzianowski. Finalement, Sharepoint, Outlook et Lync ne sont que trois fenêtres différentes sur un même socle et disposant d'un seul annuaire.