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La Safer de Haute-Normandie met fin à la prolifération des documents papier
La numérisation des courriers n'est pas un privilège de grandes structures. Avec ses 30 salariés, la Safer (société d'aménagement foncier et d'établissement rural) de Haute-Normandie a immédiatement expérimenté les bénéfices d'un investissement de ce type, avec, notamment, la possibilité de retrouver en quelques secondes un document reçu quelques mois auparavant. Une fonctionnalité utile pour une structure qui, malgré son équipe réduite, brasse d'énormes volumes de papier. Cette Safer est en effet chargée de valoriser les terres agricoles en favorisant l'installation ou l'agrandissement d'exploitations. Ce qui passe par un droit de regard sur toutes les transactions de terrains, le rachat éventuel d'exploitations agricoles, puis leurs reventes à un acquéreur répondant aux critères de la Safer.
Après la photocopie, le scanner
“ Pour une seule parcelle, nous pouvons avoir une dizaine de candidats, explique Nadine Lecomte, directeur administratif et informatique de la Safer de Haute-Normandie. Chacun devant envoyer un dossier par la Poste. Par courriel, ce serait trop facile ! ” Auparavant, les dossiers, une fois photocopiés, étaient transmis à plusieurs intervenants. Désormais, dès sa réception, le courrier est scanné puis envoyé au service concerné, en fonction de la localisation de l'opération. Mais l'usage de la numérisation ne s'arrête pas là. “ Nous travaillons régulièrement avec les collectivités territoriales, raconte Nadine Lecomte. Projets routiers, agrandissement de cimetière… les collectivités passent une convention avec nous pour trouver les terrains dont elles ont besoin. Nous nous chargeons de dialoguer avec les agriculteurs. ” Un type d'opération qui requiert ? à nouveau ? de nombreux échanges de courriers, désormais tous numérisés.Afin de réaliser le projet de GED (gestion électronique de documents), la Safer s'est tournée vers un acteur local, Debucy, pour la mise en place. “ Après consultation en interne, nous avons décidé que ce serait la personne qui reçoit le courrier qui le scannerait, puis l'orienterait vers le bon service via le worflow ”, explique Nadine Lecomte. Ou par mail, selon les besoins. A noter que le logiciel peut être utilisé immédiatement et sans formation.Les assistantes de chaque service, qui réceptionnent les dossiers et les courriers, procèdent aussi à l'opération la plus importante : l'indexation. “ Elle est effectuée selon des critères définis, comme les numéros de dossier, les intervenants (avocat, géomètre, huissier, député…), et le conseiller foncier concerné. Ces critères sont très importants, mais nous les avons toutefois limités pour ne pas créer une usine à gaz ”, sourit Nadine Lecomte, pragmatique. D'autant que le système permet également de faire une recherche en texte intégral dans tous les documents.
Un projet pilote pour l'ensemble des régions
Depuis un peu plus d'un an que le système est en place, le retour sur investissement est difficile à mesurer. Mais pour Nadine Lecomte, l'avantage ? retrouver une pièce en deux ou trois clics ? est indéniable. Prochaine étape : relier les courriers reçus avec les réponses émises, “ en constituant des dossiers complets, utilisables par tous ”. Si le délai de traitement n'est pas trop lent, comme c'est parfois le cas.Le système de GED de la Safer de Haute-Normandie fera-t-il école auprès des autres Safer en France ? “ Actuellement, sur les 27 régions, trois sont équipées de systèmes différents. Notre projet est considéré comme pilote. Nous verrons s'il intéresse d'autres sociétés d'aménagement. ”
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