Une solution de gestion électronique pour soulager les archivistes

Une mutuelle confie la numérisation de ses dossiers à l'éditeur Ever Team

Un écran de 22 pouces pour afficher les documents dématérialisés, un autre de 17 pouces pour exploiter l'application métier. Ainsi travaillent la quarantaine de gestionnaires du service des sinistres de L'Auxiliaire. Et ce, depuis 2012, quand cette mutuelle a mis en place l'application Oasis (Organisation des archives sinistres), une solution de gestion de contenu (ECM pour Enterprise Content Management) et de workflow fondée sur l'outil Eversuite Case Management de l'éditeur Ever Team. Auparavant, les documents (courriers, déclarations de sinistres, fax, rapports d'experts…) arrivaient sous la forme papier sur les bureaux des gestionnaires. Les données essentielles étaient alors saisies et stockées sur un serveur AS/400. Puis chaque dossier traité était conservé dans des armoires. Lorsque l'un d'entre eux devait être rouvert, il fallait rassembler les éléments saisis et les documents matériels. Ce qui représentait plus de 100 000 mouvements par an. Un travail pénible, surtout exercé par des femmes, et qui engendrait de nombreux arrêts maladie.La situation est dénoncée par le CHSCT (Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail). “ Dès 2009, nous avons cherché à améliorer cette situation, explique Pascale Missonnier, responsable du projet. Nous avons d'abord remplacé les armoires par des linéaires à hauteur d'homme. Puis nous avons pensé à la dématérialisation des documents. ” Pour mener à bien ce projet, L'Auxiliaire se tourne vers la SSII Sword. Fin 2010, celle-ci rejoint les groupes de travail déjà mis en place en interne par la mutuelle. Après une phase d'audit, Sword opte pour la solution Case Management d'Ever Team. “ Les besoins de l'entreprise étant plutôt génériques, il suffisait de configurer convenablement l'outil sans développements spécifiques, précise Thierry Georges, chef de projet chez Sword. De plus, son exploitation et sa maintenance sont relativement simples. ”Un prototype incluant quelques gestionnaires est proposé début 2011. Puis le déploiement en grandeur réelle commence. Pendant plusieurs mois, Sword mène des tests et affine la configuration. La recette est réalisée début 2012. Depuis l'installation de Case Management, le travail des archivistes a changé. Ce sont eux qui numérisent les documents et les indexent depuis un poste informatique afin de les transférer automatiquement dans les corbeilles électroniques des gestionnaires, en fonction de leurs spécialités.

Pas de numérique pour les documents probants

Néanmoins, le travail traditionnel n'a pas totalement disparu, puisque seuls les nouveaux documents sont électroniques. La mutuelle, notamment pour des raisons de coûts, a renoncé à la numérisation des dossiers papier déjà archivés. Dans la pratique, si tout nouvel élément est scanné, il reste provisoirement stocké sous forme matérielle jusqu'à la clôture de l'affaire. Mais les allers-retours entre les archives et les gestionnaires ont été supprimés. Enfin, lorsque le sinistre est traité, seuls sont conservés les documents juridiquement indispensables. “ Nous avons ainsi économisé de la place, ce qui était l'un de nos objectifs ”, souligne Pascale Missonnier. La mutuelle n'a pas été jusqu'à la conservation sous forme numérique certifiée des documents probants. “ Cela aurait nécessité la mise en place de jetons de scellement, une solution complexe et coûteuse ” précise Thierry Georges.Techniquement, la principale difficulté a été d'interfacer le serveur ECM sous Windows, qui abrite les documents dématérialisés, avec l'AS/400, qui héberge les vieux dossiers et certaines applications. Il fallait notamment que les documents stockés sur l'AS/400 puissent être transférés au serveur de GED (gestion électronique de documents) au format PDF, avec les fichiers XML descriptifs, afin de pouvoir être lus et éventuellement imprimés par le gestionnaire. Une tâche réalisée par la SSII Gaia. A l'avenir, la solution de dématérialisation devrait être étendue aux commerciaux.