Vers le zéro papier

Après les documents commerciaux, Deville généralise sa GED à toutes les fonctions administratives.

' Il y a quatre ans, devant les vingt armoires servant à classer les factures et les bons de commande, le PDG m'avait demandé de trouver une solution de stockage plus simple ', rappelle Frédérik Michel, DSI de Deville Rectification, distributeur d'acier préusiné. Un volume de papier qui s'explique par l'activité de l'entreprise : distribuer des pièces mécaniques auprès de 10 000 clients, dont une majorité de TPE comptant entre deux et dix personnes. Pour la plupart de ces entreprises, le fax demeure l'outil de base pour communiquer. ' 90 % des 3 000 documents commerciaux qui arrivent tous les jours sont des fax ', précise Frédérik Michel.En 2004, Frédérik Michel décide de dématérialiser ces flux et opte rapidement pour Esker DeliveryWare comme serveur de fax et LiveLink d'OpenText pour la partie GED. Une passerelle a été développée avec le PGI édité par Baan dans le but de reconnaître automatiquement les documents entrants à partir d'un identifiant basé sur le numéro de téléphone. Des métadonnées (nom de client, date du fax...) sont ajoutées, puis, en fonction du nom du client et du montant de la commande, les documents sont routés dans la corbeille électronique du bon service. Le projet a été mis en production en quelques mois pour moins de 90 000 euros, matériel compris.

Retour d'expérience

' Les 20 à 30 personnes du service commercial se sont rapidement familiarisées avec l'application. Et ont apprécié les gains de rapidité : l'application évite de transporter les dossiers ', se réjouit Frédérik Michel. Devant ce succès, la dématérialisation a été étendue courant 2005 à la quasi-totalité des autres services administratifs. Environ 60 personnes passent désormais par le portail de LiveLink pour gérer et accéder à toute la documentation papier. Sont concernés la documentation qualité, les méthodes, les achats, les certificats d'analyse, etc., jusqu'aux notes de services. Toutes les armoires contenant les dossiers commerciaux récents, datant de moins de deux ans, ont pu être éliminées. ' Le contenu des 32 armoires que nous avons supprimées a représenté trois bennes complètes de papier, soit plusieurs tonnes ', se souvient en souriant Frédérik Michel. Deville Rectification a changé de maison mère en 2005. Le nouveau groupe austro-suédois, Bohler-uddeholm, utilise Ixos pour l'archivage documentaire et réglementaire. Un outil racheté par OpenText et intégré avec Live-Link. ' Le choix de l'outil a été conforté par le groupe ', se félicite Frédérik Michel.

Perspectives

L'application donne satisfaction et ne devrait pas connaître d'évolution majeure. Côté utilisateurs, Deville va certainement étendre l'utilisation du portail aux équipes de production pour la diffusion des notes de service. Les flux entrants sont toujours gérés par l'outil d'Esker.Frédérik Michel prévoit de migrer vers la version 4.0 d'Esker DeliveryWare. Le passage en production de la version 9.2 à la version 9.5 de LiveLink est également planifié pour juin. ' Cette dernière est plus ergonomique et, surtout, dispose d'un moteur de recherche plus performant car il est réparti ', précise Frédérik Michel.