Workflow : Air Liquide apporte sa patte industrielle

Dédiés à la gestion documentaire, les composants logiciels développés autour de W4 se connecteront sans développements notables aux autres types d'applications.

Quoi qu'en disent les éditeurs de gestion de contenu, le workflow reste une affaire de spécialistes. Ce n'est pas Air Liquide qui affirmera le contraire. Ainsi, en 2003, le groupe industriel retenait la plate-forme Livelink, d'Open Text, afin d'uniformiser sa gestion documentaire et fluidifier les processus. Après avoir regroupé les documents de référence de la division sécurité et environnement de manière à constituer la base de connaissances IMS (Industriel Management System), Air Liquide s'attaque à l'optimisation des processus de création, de révision, et de validation. Pour cela, il adjoint à Livelink un pur logiciel de workflow, celui de W4.

Un socle commun pour l'ensemble des services

Livelink est jugé performant pour traiter le fonds documentaire. Mais sa capacité à définir les processus qui précèdent le versement dans la base est jugée insuffisante. A fortiori dans une perspective de groupe international présent dans 70 pays. ' Livelink est bien adapté aux workflows simples, indique Nicolas Jaubertie, chef de projet informatique, en mission de longue durée chez Air Liquide. Si l'on souhaite aller plus loin et connecter d'autres applications, l'API de Livelink se révèle trop difficile à exploiter. ' Plutôt que chaque service étudie et développe son propre workflow, l'entreprise a préféré mettre à leur disposition un socle, dénommé Pléiades Workflow.Ce socle est constitué de composants génériques assurant les sept grandes fonctions d'un workflow documentaire : lancement, revue, validation, publication, distribution, supervision, et historique. Chacune de ces briques peut être configurée rapidement, par paramétrage, et interfacée avec les applications disponibles sur l'intranet du groupe. De plus, ces développements étendront la portée fonctionnelle du logiciel d'Open Text. A cette fin, les équipes d'Air Liquide ont recherché un produit qui encapsule les fonctions de gestion documentaire de Livelink, et en expose les méthodes dans une surcouche unifiée et simplifiée. L'usage et les interactions de ces connecteurs étant laissés au libre choix des différents services en fonction de leurs besoins et objectifs propres. Les spécifications techniques et fonctionnelles d'un tel socle ont été discutées et ensuite établies sous la houlette de Brigitte Cochon, coordinateur gestion de la connaissance.A l'issue d'une rapide étude de marché menée avec l'aide du cabinet d'analyse Gartner, la solution W4, de l'éditeur éponyme, a été retenue. Son studio de développement automatise la modélisation des processus ainsi que la génération automatique du code source, en .Net ou en Java. Quant à l'accès aux composants applicatifs, il s'effectue depuis un navigateur. Ces composants exploitent l'API de Livelink, et se présentent aux concepteurs de workflows d'Air Liquide comme autant de briques disponibles. ' Livelink est utilisé comme entrepôt documentaire. Il est piloté par un workflow créé avec W4 ', résume le chef de projet informatique.

Prendre en compte les nouvelles contraintes

Une des originalités du projet : les deux chantiers ?" bâtir un outil de workflow générique et un pilote particulier ?" devaient être menés de front. Aussi fines et détaillées qu'aient pu être les analyses préalables et les spécifications initiales, elles ont évolué au cours du projet. ' Même dans une approche générique, nous avons trop souvent pensé aux besoins particuliers du pilote, relève Nicolas Jaubertie. Nous ne nous sommes pas posé assez de questions dans une approche globale. ' De fait, les premiers développements du socle et du pilote ont mis en évidence deux types de difficultés : soit les briques développées étaient trop liées au projet pilote IMS, soit, au contraire, elles étaient trop ouvertes, et leur mise en ?"uvre requérait alors des développements complémentaires. Dans les deux cas, l'objectif de généricité adaptée par simple paramétrage n'était pas atteint. Ces écueils n'ont pas échappé aux équipes du projet. Lesquelles, dès le premier mois, ont adapté l'énoncé des besoins afin de prendre en compte les nouvelles contraintes.Ces évolutions semblent tout à fait légitimes, et s'inscrivent dans le déroulement normal d'un projet. Elles ont été intégrées au fur et à mesure de l'avancement des travaux, sans impact notable sur le scope du projet, les délais et les coûts. ' Nous avions prévu une petite marge de man?"uvre, qu'a consommée la prise en compte de ces changements. C'est toute la différence entre un projet qui évolue et une difficulté ingérable ', souligne Christine Saugeras, chef de projet pour BT CSI, l'intégrateur.

Avec BT et W4, le ménage à trois a bien fonctionné

Air Liquide, le maître d'ouvrage, a donc confié à BT CSI la réalisation de la plate-forme générique. Les équipes de W4 restaient impliquées dans le développement et les modifications de composants propriétaires, livrés sous forme de DLL ou de JAR (bibliothèques dynamiques Java). La participation directe de l'éditeur au projet aurait pu engendrer des situations difficiles à gérer. Mais ce ménage à trois a plutôt bien fonctionné. BT CSI a joué pleinement son rôle d'intermédiaire entre l'éditeur et le client final en assurant la circulation des informations.Il est à noter que Christine Saugeras a effectué une partie de sa carrière chez W4. Sans que ce point particulier n'ait été déterminant dans le choix de l'intégrateur, il présente à l'évidence des avantages. Non seulement il offre l'assurance que le chef de projet connaît parfaitement les logiciels utilisés, mais aussi et surtout il facilite les échanges avec les développeurs de l'éditeur. Et avoir des accès sinon privilégiés, du moins rapides aux ressources de W4 était important. Il est arrivé qu'Air Liquide et W4 échange directement, et sans passer par le relais BT. Par exemple, pour l'ajustement et la fourniture de composants spécifiques, notamment d'interfaces utilisateur, réalisés par l'éditeur.Tout au plus a-t-on pu observer quelques différences entre les versions discutées par Air Liquide et W4 et celles mises en ?"uvre par BT. Ces petits défauts d'appropriation et d'intégration, révélés à l'occasion de réunions de projet et lors de tests, n'ont eu que des effets ponctuels. Mais ils soulignent bien la vigilance qu'impose un travail mené à plusieurs mains.Le projet est terminé. Pourtant, Brigitte Cochon est encore sur le pont. Après avoir suivi de très près, avec un report d'une quinzaine de jours, la phase de recette et le déploiement du pilote IMS, elle prépare déjà la création du premier workflow construit sur le socle générique. Il sera en place avant la fin de l'anné[e-mail]

Le projet

Objectif
Mettre à la disposition des services d'Air Liquide un socle générique de workflow, adaptable à leurs besoins par simple paramétrage. Basé à présent sur Livelink et utilisable via une couche d'abstraction réalisée avec W4, ce modèle à vocation universelle doit permettre de connecter, à terme, d'autres types d'applications.

Moyens
Le groupe a choisi BT Consulting et System Integration pour réaliser et mettre en ?"uvre ce projet. Un chef de projet et deux programmeurs ont travaillé en étroite collaboration avec l'éditeur W4, notamment sur les composants développés spécialement pour cette application.

Envergure
Exploité sur le pilote Alexandria IMS, qui compte 150 utilisateurs et un millier de documents, sce projet concernera, à terme, les 1 000 contributeurs et 120 000 documents.

Infrastructure
Le serveur W4 est installé sur un serveur équipé d'IIS et de .Net Framework 1.1. Il est accessible aux utilisateurs depuis un navigateur. Il exploite ses propres bases sous Oracle et est connecté aux serveurs de Livelink, qui servent d'entrepôts documentaires.

Un outil de workflow générique

1. La connexion vers Livelink
W4 propose une surcouche, qui simplifie la manipulation de Lapi, l'interface de programmation de Livelink. De nouveaux connecteurs pourront venir pointer vers d'autres applications.

2. Sept composants réutilisables
Les fonctions de base d'un workflow sont proposées sous la forme de composants génériques. Ces derniers constituent le c?"ur du système.

3. Création d'un workflow
Le workflow propre à une application est créé en paramétrant les briques selon les niveaux de validation, les délais d'attente, etc.

Historique

Novembre 2005
Lancement du projet.

Février 2006
Conception fonctionnelle et technique en interne chez Air Liquide. Recherche de solutions techniques et lancement des appels d'offres.

Mars 2006
Validation des dossiers de conception. Le projet est confié à BT Consuting et System Integration. Les spécifications sont reprises et affinées avec le prestataire, mais aussi avec l'éditeur W4.

Avril 2006
Le codage avance, et la préversion 0.2 est présentée pour la validation fonctionnelle et celle du socle technique W4-Livelink.

Mai 2006
Le socle générique et l'application IMS sont livrés en version presque finale pour recette et réception.

Juin 2006
L'application est installée en environnement de production. Des tests en conditions réelles sont menés avec les futurs utilisateurs.

Témoignage : Brigitte Cochon : ' un directeur de projet intraitable '

Avec un délai inférieur à six mois et un budget de 190 000 euros, il fallait un directeur de projet qui ne se laisse pas déborder. De ce point de vue, Brigitte Cochon parfaitement tenu son rôle. Impliquée dès la phase de spécification, elle a suivi pas à pas l'évolution du projet en veillant à ne jamais se laisser distancer. Sa méthode, ainsi qu'elle la définit elle-même, consiste à anticiper les imprévus. ' C'est la clé du succès d'un projet. Le " wait and see " est une erreur à éviter à tout prix. ' Elle s'est attachée à connaître chaque détail. Tous les écrans de l'application pilote sont ainsi passés par son navigateur. Consciente d'être parfois coercitive, elle aborde un projet sous le seul angle de l'objectif final. ' Les ambiances conviviales ne doivent pas faire oublier à léquipe projet la rigueur et les impératifs de résultat. ' Son omniprésence, vécue comme surprenante et difficile à supporter en début de collaboration, a payé : les délais et les budgets ont été tenus, le scope fonctionnel respecté.