Zéro e-mail : une nouvelle stratégie qui va faire des émules ?

Il y a quelques mois, Atos annonçait vouloir remplacer la messagerie électronique par d'autres outils dans l'entreprise. Si cette stratégie a d'indéniables qualités, les difficultés ne manquent pas.

Nous sommes tous d’accord pour dire que l’e-mail est à la fois une invention magique et une calamité. Lequel  d’entre nous n’a pas un jour craqué sous une avalanche de messages ? Ou éprouvé un soulagement paradoxal, mais bien réel, après un crash d’ordinateur et la perte d’informations ?

Il y a quelques jours, la Toile a remis au goût du jour l’initiative d’Atos d’éradiquer l’e-mail des outils professionnels d’ici trois ans. Après six mois, 20 % de leurs courriels ont d’ailleurs déjà disparu. Pour avoir reçu, lors de certaines expériences professionnelles, 300 messages électroniques en moyenne quotidiennement (sans compter les spams, mais avec quelques newsletters), l’exercice me paraît intéressant. Mais est-il réaliste, utile et constructif ?

D’autres initiatives plus anciennes et moins radicales

Il y a trois ans déjà, nous avions vu fleurir le « No E-mail Wednesday ». Un jour par semaine, aucun message électronique ne devait être échangé. L'objectif était de casser le rythme et de faire comprendre qu’il y a trop de courriels inutiles et, bien souvent, trop de gens en copie : au final, tout ceci nous vampirise la vie. Les utilisateurs devaient ainsi prendre conscience qu’il est possible de travailler sans messagerie électronique pour revenir à de vraies relations humaines et se parler en direct.

Le pari ne fut qu’à moitié gagné. De grandes sociétés, comme Intel ou Deloitte,  ont apparemment laissé tomber tout en reconnaissant le bienfait de l’exercice : trop difficile à pratiquer. Mais cette courte période d’essai a donné du recul aux employés par rapport à l’outil, et a changé leur pratique. L’idée continue d’ailleurs de vivre. D’autre sociétés s’y essaient, comme Lanvin ces jours-ci.

Le choix difficile des outils pour remplacer l’email

Dans le cas d’une éradication complète de l’e-mail, il s’agit non seulement de prendre du recul par rapport à notre usage de la communication électronique, mais aussi d’opter pour d’autres outils supposés plus performants, en commençant par le réseau social d’entreprise avec plate-forme collaborative et messagerie instantanée.

J’ai joint (pas par e-mail !) un de mes contacts chez Atos. Selon ses dires, tout le monde voit le bénéfice de l’exercice, même si la mise en pratique est difficile. Première difficulté : les outils collaboratifs fonctionnent avec des notifications par courriel. Ensuite, il n’y a apparemment pas de plate-forme collective universelle suffisamment complète pour  répondre à tous les besoins. Du coup, chez Atos, outre les projets IT stratégiques, chacun y va de son initiative pour tester des outils et traquer les bonnes pratiques, en créant, par exemple, un groupe de discussion sur Linkedin (ZEN pour Zero Email Network, bien trouvé).

Les précurseurs d'Atos

J’ai aussi joint mon ami Luis Suarez qui travaille depuis trois ans sans e-mail : c’est un des BluIQ d’IBM, évangéliste de l’entreprise 2.0. Pour lui, c’était une décision logique suivie à la loupe par beaucoup. Il écrit régulièrement sur le sujet sur son blog.  L’agence de pub d’IBM lui a même fait tourner une vidéo (ici, sous-titrée en français).

Selon lui, Atos n’est pas le premier à tenter l’expérience, et il me cite par exemple Klick, une agence de marketing canadienne. D’autres s’y essaieraient, sans le crier sur les toits, parce que ce n’est pas si simple. D’ailleurs, la foule n’y croit pas (pas encore ?), comme on le voit dans le sondage de cet article : 75 % des personnes interrogées pensent que l’e-mail sera toujours là dans le futur.

La multiplication des outils fait parfois passer à la trappe les échanges « in real life »

Il y a quelques mois, le directeur général d'une start up avec laquelle je travaillais s'inquiétait du fait que ses employés ne se connaissaient pas, tout en travaillant dans le même open  space. Ils préféraient échanger par messagerie instantanée ou textos plutôt que de se lever pour aller parler IRL (In Real Life).

Il déplorait aussi qu’il soit problématique de remonter la trace de décisions, car les échanges se déroulaient sur trois ou quatre messageries instantanées (Skype, MSN…) et autant de réseaux sociaux (Facebook en tête) dans une joyeuse anarchie. A leur décharge, l’âge moyen des employés n’était que de 23 ans, et un effectif de 70 employés ne justifiait pas une plate-forme collaborative interne, ce qui ne les empêchait pas d’avoir une croissance à deux chiffres de leur chiffre d’affaire.

Les bienfaits d’une stratégie d’entreprise

Si, maintenant, je chausse mes bésicles d’anthropologue du changement, la stratégie d’Atos a des qualités. Elle est simple et compréhensible, tout en étant ambitieuse et un poil provocatrice. L’ennemi est facile à identifier, ce qui est une bouffée d’air en ces temps de crise et d’incertitude majeure. Elle peut donc soulever les foules, être un catalyseur, créer un engouement. Elle s’insère bien dans la mission SSII d’Atos qui travaille sur les RSE (réseaux sociaux d’entreprise) et s’intègre à la vision « accélérer le progrès en unifiant personnes, business et technologie » (un poil plus abstrait, je vous l’accorde). Enfin, cette stratégie bénéficie d’un sponsor qui a commencé à pratiquer avant les autres, et qui ne lâchera pas en route vu son tempérament : Thierry Breton.

Mais n'oublions pas les difficultés

Côté difficultés, on s’attaque à un usage proche de l’addiction selon certains psychologues. En moyenne, un utilisateur professionnel vérifie de 40 à 50 fois par heure ses e-mails. Cela s’appelle de la distraction chronique et entraîne une impossibilité à se concentrer. Du coup, c’est comme si votre patron vous demandait d’arrêter de fumer : mieux vaut être profondément convaincu de l’intérêt de la démarche, être accompagné et guidé sur la marche à suivre. Tout le monde n’a pas la pugnacité ni la conviction d’un Breton ou d’un Suarez.

Gageons, en cas de succès, que les employés d’Atos auront gagné en curiosité et en autonomie par rapport à l’information ; et que cela enclenchera pour de bon un esprit d’intelligence collective.

N.B. : Pour préparer cet article, j’ai échangé via Linkedin avec Luis et Stéphane (d’Atos), que je remercie tous les deux à l’occasion, mais... échangé huit courriels avec Marie, mon éditrice de 01net. Ce n’est pas gagné.  

Cécile Demailly

Consultante en stratégie organisationnelle, Cécile Demailly a passé plus de vingt ans en multinationales, notamment chez IBM, AT&T et GE, avant de créer la structure de conseil Early Strategies. Elle travaille principalement avec les grandes entreprises et s’intéresse aux changements dits de rupture, pour lesquels il existe peu de recettes, comme l’entreprise 2.0, la responsabilité sociétale, l’adoption de technologies disruptives, ou encore les neurosciences appliquées à l’organisation. Sur Twitter : @ceciledemailly