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Flex-office : phénomène de mode, mauvaise idée ou vraie solution ?
Après avoir été longtemps laissé aux spécialistes, l’aménagement des espaces de travail est désormais un sujet grand public faisant l’objet d’articles de presse et de reportages, en partie compte-tenu des enjeux d’attractivité des talents, de bien-être des salariés ou de qualité de vie au travail qui lui sont associés.
"Comme à la maison", Co-Working, Management Agile… les concepts popularisés ne manquent pas. Aujourd’hui connus dans leurs grands principes, ces concepts restent souvent utilisés à mauvais escient par les décideurs.
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Le Flex-Office se porte un peu (trop) large
La dernière approche « à la mode » dans les projets d’aménagement des entreprises est le Flex-Office. Ainsi, il nous est de plus en plus souvent demandé de mener un « projet flex ». Hérésie ! Le Flex-Office n’est qu’un moyen et ne peut pas être un objectif.
Le Flex Office peut être un moyen de réattribuer des surfaces pour déployer plus d’espaces collaboratifs, une solution pour permettre aux équipes de se reconfigurer rapidement selon les projets, ou bien encore, par exemple, une manière de « financer » un retour en centre-ville grâce à l’économie de surface générée.
Le Flex-Office ne peut en revanche pas être la solution miracle ou défensive pour résoudre les difficultés de fond d’une entreprise qu’elles soient organisationnelles ou financières.
Flex-Office et Airbnb, même combat ? Des tendances portées par l’économie du partage
Le Flex-Office s’inscrit dans les logiques de l’économie du partage représentée aujourd’hui par des acteurs plus ou moins proches des valeurs de solidarité d’origine tels que Bricolib, Luludansmarue, Blablacar ou bien encore Airbnb.
A l’instar des solutions grands publics, le Flex-Office fonctionne sur les principes fondateurs de l’économie du partage : masse critique d’utilisateurs, application mobile, désintermédiation, réduction des coûts fixes de structure, etc.
Plus qu’une mode, c’est une tendance de fond, adaptée à son époque. Une tendance que l’on peut s’attendre à voir perdurer et évoluer comme ses équivalents grand-public, avec pour corolaires l’émergence de plateformes applicatives intégrant plusieurs acteurs, la massification avec des offres globales portées par les grands acteurs du co-working, le développement de nouveaux comportements de consommation plus individualistes… et, revers de la médaille, une probable croissance des coûts de gestion réduisant les gains espérés.
Flex ou pas Flex ?
Cette interrogation doit être - pour chaque entreprise - rigoureuse et précise. Le futur concept d’aménagement doit être travaillé finement et ajusté par itération, avec toutes les parties prenantes de l’entreprise.
C’est là que nous touchons à la deuxième difficulté rencontrée sur les projets actuels : le culte de la vitesse.
Véritable valeur cardinale, (sur)valorisée dans l’évaluation de la performance des individus et des équipes, la vitesse dégrade bien souvent la qualité des projets d’aménagement. Un cadrage partiel, une programmation incomplète, un corps social qui n’adhère pas au projet… Mené trop rapidement, le Flex Office n’obtiendra pas les gains attendus.
Pour une entreprise, un projet de déménagement-réaménagement intervient en moyenne tous les 12 ans. Son impact sur la performance actuelle et future est donc très important, d’autant plus si une transformation des modes de travail – Flex Office ou autre - est au programme. Une bonne raison pour y consacrer du temps et de la réflexion !
C’est une évidence… que nous ne voyons que trop peu appliquée !
Convaincus que le Flex Office – bien conçu - peut être un moyen efficace de répondre aux objectifs de nos clients, nous les invitons à regarder avec lucidité ce qui fonctionne bien ou moins bien, nous osons challenger les demandes initiales et nous prenons le temps d’inventer avec eux « leur » solution, celle qui sera la plus adaptée et porteuse de leur performance future.
Chaque entreprise doit inventer, tester et fiabiliser "sa" recette de Flex-Office. Une recette qui sera nécessairement unique parce qu’adaptée à ses métiers et sa culture.
