Fiabilité du client, automatisation des relances… Comment lutter contre les impayés ?

En France, si les impayés sont relativement fréquents, ils peuvent très rapidement plonger l’entreprise dans une situation financière difficile. Pour se prémunir des mauvais payeurs, il peut être pertinent d’étudier le profil de ses clients et d’opter pour des systèmes de relances automatiques afin de débloquer au plus vite ces situations nuisibles.

De la petite start-up à la grande société industrielle, les impayés touchent tous les secteurs et toutes les entreprises. Statistiquement, le non-paiement des créances en temps et en heure peut vite être à l’origine d’une défaillance de l’entreprise. Car pendant que les clients ne paient pas, les charges continuent de courir sur la société. Si ce phénomène est malheureusement courant et connu, il existe quelques précautions à mettre en œuvre pour limiter les mauvaises surprises.

Bien que ce travail puisse paraître complexe, le meilleur moyen pour limiter les risques d’impayés est de s'informer sur la situation financière de ses clients. Ce travail d’enquête peut être réalisé en analysant les bilans de l’entreprise via des plateformes telles que verif.com. Dans le cas d’un gros contrat aux conséquences financières importantes, il est conseillé de se renseigner auprès de prestataires ayant déjà effectué des tâches ou missions pour l’entreprise en question. Les mieux placés pour donner un avis sur la capacité d’une entreprise à honorer ses engagements sont ceux qui ont déjà travaillé avec elle. Autre document susceptible de rassurer le fournisseur : les attestations de vigilance délivrées par l’URSSAF. Ce document est systématiquement demandé lorsqu’il s’agit d’une prestation d’au moins 5 000 € passée dans le cadre d’un marché public et il atteste que la société est à jour dans ses cotisations.

D’autre part, l’établissement chargé d’effectuer la prestation doit absolument préciser ses modalités de paiement avant de concrétiser le moindre contrat. Les modalités de paiement doivent apparaître clairement sur les devis envoyés par l’entreprise. Les délais de paiement et les pénalités de retard doivent être précisés afin de se prémunir contre toute réclamation. La société doit également soigner ses conditions générales de vente, quitte à produire un document annexe parfaitement complet qui sera systématiquement transmis aux clients avant signature du contrat.

Bien souvent, il est nécessaire de recontacter les clients plusieurs fois avant d’obtenir le paiement des factures. Ces « relances », qu’elles soient formulées par écrit ou qu’elles soient menées par téléphone, prennent un temps considérable pour les commerciaux ou les équipes comptables. Ce temps passé à réclamer son dû constitue une sorte de « gâchi » puisque ce sont autant d’heures travaillées qui ne sont pas exploitées pour le développement de l’entreprise. Parmi les solutions disponibles sur le marché pour faire gagner du temps aux équipes et s’assurer que les relances soient bien menées, les programmes automatiques sont une solution efficace. Plusieurs logiciels de recouvrement proposent des systèmes personnalisés afin de décharger vos équipes de ce travail pénible. D’autre part, en mettant en place un système d’automatisation des relances clients, il est possible de garder une trace de l’ensemble des actions effectuées, un historique bien utile pour cerner le profil des mauvais payeurs. Aujourd’hui parfaitement mûrs, ces logiciels permettent de fixer des scénarios de relances mais aussi de personnaliser les emails et courriers envoyés à vos clients.

En matière de finances, n’oubliez qu’il vaut « mieux vaut prévenir que guérir ». Il est parfois conseillé d’éviter de répondre aux attentes d’un prospect à la réputation sulfureuse plutôt que de s’engager dans une opération qui peut conduire l’entreprise dans une procédure de recouvrement longue et coûteuse.

Cet article n'a pas été rédigé par les journalistes de BFM Business

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