Les plateformes de travail collaboratives sont-elles l'avenir des réunions ?

"Le mal de la « réunionite » est bien connu des entreprises, qui cherchent toutes une façon de le surmonter. La solution peut passer par l'utilisation d'une plateforme comme Microsoft Teams, qui propose de nombreuses fonctions pour enfin se réunir de façon efficace. "

Et si nous supprimions une réunion sur cinq ? Il y a un an, le cabinet Forrester a calculé l'impact économique de l'usage de Teams, la plateforme de travail collaboratif de Microsoft, lorsqu'elle est déployée dans une entreprise (The Total Economic Impact of Microsoft Teams, avril 2019). Parmi ses conclusions, ce chiffre marquant : Teams permettrait de baisser en moyenne le nombre de réunions de 18,9%. Qui s'en plaindrait ? Trop longues, trop nombreuses, inutiles, les réunions passent souvent pour le fléau de la vie en entreprise. D'un côté, elles sont chronophages : selon une étude Wisembly / Ifop de 2018, les cadres français y passent en moyenne 4 heures par semaine, soit 27 jours de travail par an ! De l'autre, elles sont souvent frustrantes : 42% des salariés interrogés estiment qu'elles sont rarement bien préparées, et 49% éprouvent des difficultés à y exprimer leurs idées.

Pour remédier au mal de la « réunionite », certains ont imaginé des subterfuges mais le recours à des outils technologiques comme Teams est peut-être une voie plus sûre. La plateforme de Microsoft comprend toute une gamme de fonctions spécifiquement conçues pour optimiser le temps passé à se réunir. Et donc aussi à le réduire, de façon à pouvoir le consacrer à d'autres tâches plus utiles au développement de son business.

Cela commence dès la préparation. Grâce à la messagerie instantanée et aux fils de discussion de Teams, il est facile de planifier un créneau, d'envoyer des invitations, de communiquer à tous l'ordre du jour et les documents-clés (fini les « je n'ai pas reçu les chiffres »...), d'en discuter au préalable. Une fois la réunion commencée, on pourra retrouver sur l'écran tous ces échanges préparatoires. Si des participants sont en télétravail ou en déplacement, pas besoin de changer la date : Teams est parfaitement adaptée aux meetings à distance. Un smartphone suffit à se joindre à une réunion audio ou en visioconférence, avec la possibilité d'afficher jusqu'à 9 visages en simultané. Pour que l'éloignement ne nuise pas à l'implication, plusieurs fonctions sont prévues, comme le floutage de l'arrière-plan, la réduction du bruit ambiant ou le sous-titrage instantané. L'audio et la vidéo sont de qualité optimale - meilleure qu'avec Skype Entreprise, que Teams vient remplacer au sein de la suite Office 365. Bien sûr, il est tout aussi simple d'intégrer une personne extérieure à l'entreprise, un client par exemple.

Pendant la réunion, les participants peuvent facilement échanger et collaborer, qu'ils soient ou non dans la même pièce. Possibilité de partager un écran, de coéditer des documents, de travailler ensemble sur un tableau blanc virtuel, de prendre des notes collectivement, d'accéder à des applications de gestion de tâche... Les outils proposés favorisent la participation de tous et le partage des idées, accélèrent la transcription de ce qui a été dit et décidé, et évitent aussi un travers agaçant des réunions : la perte d'informations après coup (« on a décidé quoi, déjà ? »). Et si on veut revérifier certains éléments du meeting, ou le partager avec un collègue absent, Teams contient aussi une fonction d'enregistrement. Le but final de toutes ces innovations ? Que la réunion soit une simple étape du travail en équipe au quotidien, en continuité avec l'avant et l'après. Et non un moment pénible dont beaucoup de salariés se passeraient bien volontiers.

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