Les entreprises européennes dans une situation chaotique –

Les méthodes de travail obsolètes compromettent les revenus et la réputation, selon un nouveau rapport

Une étude paneuropéenne indépendante, menée par les sociétés de recherche Cint et Loudhouse et approuvée par la branche du Project Management Institute au Royaume-Uni, révèle que des pratiques inefficaces de collaboration et de gestion de projet coûtent aux entreprises 20 jours ouvrables par an et exposent les données sensibles à des risques, compromettant les revenus et la réputation des entreprises. Les entreprises ont des difficultés pour s’adapter à l’évolution rapide des technologies, à de nouvelles habitudes de travail et à la mondialisation de plus en plus marquée des affaires. L’étude a été commanditée par Projectplace.

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Des méthodes de travail inefficaces coûtent aux entreprises 20 jours travaillés par an.

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Deux tiers des gestionnaires de projet peuvent accéder à des données sensibles dans leur entreprise, mais seulement la moitié peuvent contrôler qui a consulté, modifié ou téléchargé un document partagé.

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Le manque de communication est un défi majeur en termes de collaboration pour plus d’un tiers des gestionnaires de projet.

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Les courriels sont encore le mode de communication principal entre les équipes, mais le nombre de courriels reçus représente une source de stress pour un gestionnaire de projet sur trois.

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Trois quarts des gestionnaires de projet indiquent que l’accès à de meilleurs outils leur permettrait de gagner du temps, de mieux contrôler les coûts, de renforcer l’esprit d’équipe et de réduire les niveaux de stress.

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Seulement la moitié des personnes interrogées indiquent que le service informatique de leur entreprise promeut l’utilisation de nouvelles technologies par les employés.

L’étude « Chaos Theory » (théorie du chaos) a interrogé 1 240 gestionnaires de projets à travers six pays d’Europe1, analysant en profondeur les facteurs qui contribuent à des pratiques inefficaces de collaboration et de gestion de projet et leur impact sur la productivité, le bien-être des personnes et la réussite de l’entreprise.

« Les anciennes habitudes tuent la productivité et il est difficile de les éliminer », déclare Tobias Andersson, directeur de l’exploitation de Projectplace. « La réussite d’un projet nécessite un équilibre entre plusieurs éléments, notamment le développement d’une équipe motivée, une collaboration simple et l’accomplissement des tâches dans les délais et dans les budgets. Quand l’équilibre est atteint, les projets fonctionnent parfaitement. Mais il suffit que l’un de ces éléments dérape pour perturber l’équilibre et sombrer dans le chaos. Si l’équipe manque un seul courriel, l’effet induit peut se traduire par un retard dans le projet, le mécontentement d’un client et même une perte de revenus ».

Le temps et l’argent comptent

L’étude « Chaos Theory » indique que des méthodes de travail inefficaces coûtent cher aux entreprises. Les gestionnaires de projet gaspillent en moyenne 2 heures et 45 minutes par semaine du fait de pratiques inefficaces, ce qui représente 20 jours ouvrables par an en perte de productivité.

Examinant les budgets et les délais serrés à la loupe, l’étude conclut qu’un projet sur cinq (19 %) est en retard et que 14 % des projets dépassent leur budget. Les gestionnaires de projet admettent que, s’ils travaillent sur huit projets ou plus, les processus partent en vrille, avec un projet sur trois (32 %) en retard et un quart (26 %) des projets dépassant le budget convenu.

« S’efforçant de maximiser la productivité, les entreprises imposent une pression énorme sur les gestionnaires de projet pour atteindre les objectifs d’initiatives commerciales complexes avec des budgets plus restreints et des délais plus serrés », déclare Yohan Abrahams, président de la branche du Project Management Institute (PMI) au Royaume-Uni. « Des pratiques commerciales inefficaces peuvent se traduire par des niveaux de productivité médiocres, comme le souligne l’étude « Chaos Theory ». Cela a un effet induit sur le résultat net, du fait que les projets dépassent les délais et les budgets.

« Pour relever les nouveaux défis que pose un environnement complexe, les entreprises doivent armer les gestionnaires de projet avec de nouvelles technologies capables de réduire leurs difficultés et de promouvoir une culture de travail collaborative. Des pratiques de gestion de projet et de collaboration plus efficaces soutiennent la compétitivité des entreprises dans l’économie numérique ».

La technologie – une aide ou une entrave ?

Reconnaissant la nécessité de méthodes de travail plus efficaces sur le lieu de travail mobile connecté en permanence, la moitié (52 %) des gestionnaires de projet ont adopté de nouveaux outils. Ils pensent qu’en utilisant des outils meilleurs, ils pourraient économiser plus de temps (82 %), améliorer le contrôle des coûts (69 %), réduire les niveaux de stress (81 %) et renforcer l’esprit d’équipe (71 %).

Pourtant, seulement la moitié (52 %) d’entre eux indiquent que le service informatique de leur entreprise promeut l’utilisation de nouvelles technologies. La sécurité et l’intégrité des données sensibles constituent une préoccupation majeure. Deux tiers (64 %) des gestionnaires de projet indiquent qu’ils peuvent accéder aux données sensibles dans leur entreprise, mais seulement la moitié d’entre eux peuvent facilement contrôler qui a consulté, modifié ou téléchargé un document partagé (54 %).

Le chaos dans la collaboration

L’étude met en avant les difficultés que rencontrent des équipes dispersées à travers différents sites régionaux et fuseaux horaires pour travailler ensemble de manière efficace, plus d’un tiers (37 %) des personnes interrogées indiquant que le manque de communication constitue un problème majeur.

Les courriels (76 %) demeurent le mode de communication principal. Les limites de capacité des boîtes de courriels (26 %) et les difficultés pour trouver des courriels spécifiques (38%) sont certains des éléments qui exaspèrent plus que tout les personnes interrogées en matière de courriers électroniques. Le nombre de courriels reçus est une source de stress pour un gestionnaire de projet sur trois (35 %).

Stressés et épuisés

L’étude démontre également que les gestionnaires de projet se sentent épuisés et sous pression. Près des deux tiers (63 %) travaillent lors de leurs jours de congé ou pendant les weekends pour pouvoir accomplir toutes leurs tâches. Un gestionnaire de projet sur trois (31 %) admet ne pas réussir à accomplir son travail pendant les heures de travail, et deux tiers (67 %) d’entre eux répondent aux courriels en dehors des heures de travail. Sous pression, environ la moitié (48 %) des gestionnaires de projet ont l’impression que leur vie privée est souvent affectée par le stress lié au travail.

Tobias Andersson conclut : « Le chaos dans la collaboration et la gestion de projets est néfaste pour les entreprises, car il peut compromettre leur réputation et leur résultat net. Il suffit d’imaginer ce qui se passerait si des données sensibles sur les clients tombaient dans de mauvaises mains du fait de pratiques de travail inefficaces. Les entreprises ont tout intérêt à se sortir de ce chaos, et la technologie joue un rôle essentiel pour y parvenir. En explorant de nouvelles méthodes et de nouveaux outils, elles peuvent stimuler une collaboration plus intelligente et axée sur les objectifs ».

Pour aider les entreprises à se sortir du chaos, Projectplace a développé le manifeste « Chaos Theory Manifesto ». Consultez le rapport d’étude « Chaos Theory » complet et le manifeste ici.

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1 Plus de 200 gestionnaires de projet de chaque pays, notamment la Suède, la Norvège, le Danemark, le Royaume-Uni, l’Allemagne et les Pays-Bas, ont été interrogés en avril et en mai 2014, à travers un vaste éventail de marchés verticaux. L’étude a été menée dans le cadre d’une initiative collaborative de Loudhouse, une agence de recherche indépendante basée à Londres, et Cint, une société internationale d’étude de marché en ligne.

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