À quoi doit ressembler l'entretien annuel idéal?

Certains ne savent pas quoi attendre de ce rendez-vous annuel avec leur manager, d'autres en sont revenus et feraient tout pour s'en passer. Pourtant, mené dans les règles de l'art, cela constitue un moment essentiel pour la carrière d'un salarié.

L'entretien annuel provoque rarement de l'enthousiasme chez les salariés. Certains y voient une contrainte de plus dans un planning déjà bien chargé, ou redoutent de devoir affronter un manager autoritaire, quand d'autres ne savent pas vraiment quels sujets ils peuvent aborder. Pourtant ce rendez-vous est l'occasion unique d'avoir un échange constructif avec son manager. "Il sert à donner une bonne image des attentes de l'un et de l'autre. Le manager peut ensuite valoriser les forces du collaborateur et le faire grandir en fonction de ses attentes", explique Veronique Speltdoorn, consultante associée du cabinet Accile. Mais pour atteindre cet idéal, l'entretien doit être tenu en respectant certaines consignes.

D'abord il est nécessaire d'y consacrer du temps. En amont déjà, le collaborateur tout comme le manager doivent se préparer à ce qu'ils vont dire. Il s'agit en effet de faire la synthèse de l'année passée: il faut donc être en mesure de lister les réalisations, les éventuelles embûches rencontrées, de préparer un argumentaire qui valorisera son parcours et détaillera ses aspirations au sein de la société… Le manager, lui, doit par exemple réfléchir aux objectifs à fixer, et s'il ne travaille pas au quotidien avec ce salarié, aller voir ses collaborateurs proches pour avoir une idée précise de son efficacité. 

Ne pas aller au-delà de 2 heures d'entretien

D'où la nécessité de ne pas l'organiser au débotté: il faut fixer une date quelques jours en amont afin que chacun puisse effectuer ce travail de recherche de son côté. Au global, il faut compter une heure à une heure trente de préparation. Et c'est également la durée idéale de l'entretien. "Au-delà de 2 heures, je conseille au manager de clore l'entretien, pour éviter que cela ne tourne au règlement de comptes", met en garde Véronique Speltdoorn. Mais ce n'est pas pour autant que le dialogue est rompu, il s'agit de fixer un second entretien dans les jours à venir, qui repartira dans une ambiance plus apaisée.

Respecter l'équilibre des forces

Qui doit mener cet entretien de fin d'année? Dans l'idéal, c'est le supérieur hiérarchique direct, celui qui connaît le mieux le collaborateur. "Dans tous les cas, il faut éviter les entretiens tripartites, où le N+2 ou le responsable des ressources humaines serait convié", précise la consultante. Il s'agit en effet de ne pas créer un déséquilibre des forces. Un collaborateur sera toujours intimidé de devoir évoquer certains dysfonctionnement du service face à un top manager.

Pour les mêmes raisons, l'entretien doit se tenir dans un endroit neutre et fermé, comme une salle de réunion, et en aucun cas dans le bureau d'un supérieur hiérarchique, qui peut créer un sentiment de malaise. "Il y a aussi la possibilité de le faire lors d'un déjeuner au restaurant si l'on souhaite donner un esprit plus détendu à cet échange. Mais il faudra penser à prendre de quoi noter", conseille Véronique Speltdoorn.

Laisser la parole au collaborateur

De plus, un entretien réussi est celui où le salarié a tout loisir de s'exprimer. C'est donc lui qui aura le temps de parole le plus long, le manager se contentant de rebondir à certains moments de l'échange. Même quand ce dernier fixera les objectifs de l'année à venir, cela ne devra pas tourner au monologue. Le salarié devra lui aussi donner son avis!

Enfin, faut-il profiter de l'entretien annuel pour évoquer une augmentation ou bien est-ce hors sujet? Tout dépend des pratiques de l'entreprise. Si l'entretien annuel est l'unique rendez-vous accordé au salarié, il ne doit en effet pas passer à côté. Mais certaines sociétés organisent des entretiens à la date anniversaire du contrat par exemple. Il vaut mieux parler rémunération à ce moment-là. De toute façon, le manager doit préciser si jamais l'entretien annuel n'est pas le lieu de parler salaire.

Coralie Cathelinais