C'est décidé, en 2017 je gagne en efficacité

Lors de l'entretien de fin d'année, votre manager a estimé que vous pourriez faire mieux en termes de productivité, et parvenir à boucler plus vite certains dossiers. Pourtant vous n'avez pas l'impression d'avoir levé le pied sur votre implication. Et si c'était juste un problème de méthode?

Quel bilan tirez-vous de 2016 sur le plan professionnel? Fréquemment vous vous êtes senti débordé, pas en mesure de fournir le meilleur de vous-même, pollué par une pluie de tâches sans intérêt qui vous empêchaient de vous concentrer sur l'essentiel. Un sentiment partagé par votre manager, qui a pointé du doigt ces difficultés lors de votre entretien annuel. Vous avez donc décidé de repartir d'un bon pied en décidant de revoir votre méthode de travail en 2017.

Mais attention à ne pas vouloir tout remettre à plat au risque de s'infliger une pression inutile. "Il faut arrêter de se fixer des bonnes résolutions en début d'année, et se dire que l'on va faire du sport, arrêter de fumer ou que l'on ne sera plus bordélique. On ne les tient jamais, et au final, cela porte atteinte à la confiance en soi et on se sent encore plus dévalorisé", estime Bérangère Touchemann, dirigeante de coachingdecarrière.com. Pire encore, ces nouveaux objectifs ne font qu'accroître le sentiment que l'on est débordé.

Se concentrer sur l'essentiel

La bonne méthode pour s'améliorer? Modifier la manière d'organiser son travail. "Il faut retirer de la complexité et rajouter de la simplicité", lance Bérangère Touchemann. Concrètement, il faut réviser la manière dont on décide des choses qui doivent être accomplies dans la journée ou la semaine, ce que certains formalisent sur une "to do list".

Naturellement, il y a les missions qui doivent être impérativement accomplies: l'envoi en temps et en heure d'un devis promis à un client, le reporting d'une campagne d'emailing, l'audit de tel service… Mais à côté de cela, il faut prendre du recul et retirer tout ce qui n'est ni urgent ni important. Ou tout ce que votre manager ne vous pas demandé expressément de prendre en charge. Lors d'une réunion, il a été évoqué qu'il fallait mettre en place un support de suivi qualité pour le support client. Mais ce n'est pas forcément à vous de prendre en charge cette mission.

"Il y a beaucoup de gens qui adoptent l'attitude du bon élève et qui veulent tout faire. Mais au final elles prennent le risque de ne rien faire bien, ce qui va les faire culpabiliser davantage encore", analyse Bérangère Touchemann. C'est en se fixant des objectifs réalistes que l'on parvient à faire tout ce que l'on a à faire, et que l'on gagne donc en efficacité.

Apprendre à dire non

Même si vous parvenez à éliminer de votre champ d'action les tâches sans importance, votre manager va peut-être revenir à la charge en tentant de vous confier de nouveaux dossiers. Mais votre journée n'est pas extensible. Faut-il tout accepter? Certainement pas. C'est courir le risque de vivre sous pression et de devoir tout traiter à la va-vite. Or pour être efficace et productif, il faut disposer d'un temps de travail de qualité, où l'on peut se concentrer. 

Si votre manager est suffisamment ouvert, dites-lui que vous n'avez pas la possibilité de prendre en charge ce nouveau dossier en listant que ce que vous avez déjà en cours. S'il est plutôt du genre obtus, tentez la négociation. "Il ne faut pas hésiter à lui dire: 'si tu me ajoutes cela, est-ce que je peux avoir un délai pour tel autre dossier'. Ou lui demander de fixer les priorités, pour ne pas être submergé", recommande la créatrice de coachingdecarrière.com.

Ne pas hésiter à déléguer

Une autre voie permet d'augmenter son efficacité: s'obliger à se créer des périodes de repos dans la journée ou au moins des moments où rien n'est prévu. Cela peut paraître paradoxal, mais s'extraire de son activité pendant ne serait-ce qu'une vingtaine de minutes, permet de retrouver du tonus. En cas d'urgence, ces plages peuvent aussi vous permettre de vous y atteler sans remettre en cause le planning de la journée.

Enfin, le dernier secret des personnes efficaces, c'est qu'elles savent déléguer. Votre expertise n'est pas forcément requise pour toutes les missions. Il ne faut donc pas hésiter à les confier à d'autres. Ce qui vous libérera du temps pour rester concentré sur votre sujet maître. A n'en pas douter, au prochain bilan avec votre manager, il ne pourra que louer votre efficacité.

Coralie Cathelinais