Comment annoncer à un candidat qu'il n'est pas retenu pour le poste?

L'exercice est délicat, à tel point que de nombreux managers préfèrent s'abstenir de rappeler les candidats écartés. Pourtant, il est essentiel pour la réputation de l'entreprise de s'y plier. Cet échange est aussi utile pour que la personne éconduite puisse s'améliorer et rebondir rapidement.

Quelle est l'expérience la plus désagréable et la plus décourageante quand on recherche un emploi? Le mutisme des recruteurs. Si l'on peut comprendre qu'une candidature spontanée n'ait pas généré de réponse, il n'en va pas de même si le candidat a eu un premier échange téléphonique ou s'il a été reçu en entretien. "Il en va de la réputation de l'entreprise et de la préservation de sa marque employeur", met en garde Céline Mochino, co-fondatrice du cabinet Enoa-RH Consulting.

Quand une entreprise ne donne plus signe de vie après les premiers échanges, le candidat éprouvera un certain ressentiment. Il conservera une image négative de cette société, qui sera forcément communicative auprès de son entourage et de son réseau. "Le candidat s'est investi dans cette démarche, il a passé du temps à préparer son argumentaire, s'est déplacé une ou plusieurs fois pour les entretiens, il doit donc être traité avec respect", prévient Céline Mochino.

Envoyer un mail n'est pas suffisant

Même si personne n'aime être porteur de mauvaises nouvelles, l'entreprise doit revenir vers le candidat écarté dès que la décision est prise. Cela peut être le responsable des ressources humaines ou bien un manager. Si le candidat a passé plusieurs entretiens, la dernière personne qui l'a reçu est le choix le plus approprié.

Le refus ne doit pas être formalisé au travers d'un mail, mais lors d'un échange téléphonique. Attention, il n'est pas question de se débarrasser de cette mission en laissant un message sur le répondeur. La parade: envoyer un mail au candidat pour l'avertir de son futur appel. Naturellement, il ne faut pas lui laisser de faux espoirs avec un message nébuleux qui laisserait croire qu'il est retenu. L'autre avantage de cette formule: cela laisse le temps au responsable du recrutement de préparer ce qu'il va dire. Car il est hors de question de s'en tenir à une formule bateau comme "Nous sommes désolés mais votre candidature n'a pas été retenue. Bonne chance dans vos recherches". Il faut aussi éviter de dévaloriser la personne en lui disant qu'un meilleur candidat lui est passé devant ou encore ne pas assumer ses choix et se retrancher derrière une décision prise par la direction.

Un échange constructif

"Le retour doit être utile au candidat. Il faut se montrer constructif en listant les points positifs et les faiblesses qui sont apparus lors des échanges afin de donner des axes d'amélioration", conseille Céline Mochino. Il peut s'agir d'éléments factuels: une expérience insuffisante dans tel domaine, des compétences techniques trop justes pour le poste à pourvoir. Mais cela peut aussi porter sur le savoir-être et le ressenti du manager. "Il est tout à fait possible de dire qu'on a trouvé que la personne se vantait trop sur ses réalisations. Ou que sa timidité l'empêchait de se mettre en valeur. L'essentiel étant de se montrer juste et bienveillant", précise la cofondatrice d'Enoa.

Et puis il y a des questions d'alchimie, de personnalités avec lesquelles on a plus ou moins envie de partager de longues journées de travail. Céline Mochino conseille d'argumenter autour des valeurs de l'entreprise et de son ADN. "Il est possible de dire qu'un candidat plus en osmose avec les valeurs de l'entreprise a été retenu", fait-elle valoir. Cet argument peut aussi être mis en avant quand le choix entre les candidats s'est fait sur un détail (une passion commune avec le recruteur, ou encore le fait d'être passé par la même école). L'essentiel étant que cette réponse permette au candidat d'avoir l'esprit libéré pour qu'il puisse se consacrer à ses recherches.

Coralie Cathelinais