Comment éviter les bourdes par mail

Un cadre reçoit en moyenne 85 mails par jour. Parmi eux, des courriers professionnels, mais aussi des invitations à déjeuner de la part des collègues et pas mal de blagues. Ce qui peut entraîner quelques erreurs de manipulation.

Lire et répondre aux mails est devenu une activité qui rythme la journée des cadres, quelle que soit leur fonction. C'est même devenu une source de stress, car en plus de déconcentrer des tâches en cours, ils donnent le sentiment que tout est urgent. Il faut dire qu'un cadre reçoit 85 mails par jour en moyenne. Certains sont strictement professionnels, mais d'autres sont à tonalité plus personnelle, comme des invitations à déjeuner entre collègues … ou carrément hors sujet, comme ces blagues avec des chatons dont internet a le secret.

Face à ce monticule de mails, il arrive que l'on fasse de mauvaises manipulations, et que l'on ne sache pas trop quoi faire pour réparer cet impair. La bourde la plus courante consiste à faire une erreur d'aiguillage. C'est quand on clique sur le fameux "répondre à tous" au lieu de "transférer", une erreur qui vous fait dire à votre client que vous ne pouvez plus le supporter. Et à votre boss que vous le trouvez "mignon" car vous étiez en train de parler de lui à votre collègue du fond de l'open space.

En cherchant sur Google, on vous propose beaucoup de solutions pour faire des rappels de ce genre d'emails qui vous font honte. Mais cela se révèle inefficace si le lecteur est plus rapide que l'envoyeur et a déjà consulté le message. Vous courez le risque d'avoir l'air encore plus ridicule quand votre correspondant va voir votre message et votre tentative de rappel. 

Un mail d'excuse uniquement si l'impair est grave

Que faire après l’erreur? Selon les experts en management, rien si ce message n'entraîne qu'une gêne limitée: moins vous appuyez sur votre erreur, mieux c'est. En revanche, si cette erreur d'aiguillage a des conséquences plus graves, un mea culpa est nécessaire. Excusez-vous et assumez. Ensuite faites-vous petit en attendant que tout le monde oublie.

Comment prévenir ce genre de mauvaises manipulations? Déjà, utilisez les mails uniquement pour les échanges importants. Pour les blagues et autres informations croustillantes, utilisez les textos avec votre portable privé, pas professionnel.

Ensuite, un mail, aussi succinct soit-il, cela se relit. Prenez aussi le réflexe de vous mettre en copie, juste pour vérifier une dernière fois le destinataire. Dernier conseil: l'écrit supporte très mal le second degré. Soyez premier degré en texto, Twitter, mails, Facebook a moins d'un smiley et d'un hashtag #blague

Laure Closier édité par C.C.