Comment recadrer un collaborateur sans le braquer?

Dire à un salarié que son travail ou son comportement laissent à désirer est l'une des tâches les plus délicates à accomplir quand on est manager. Si on adopte une méthode frontale, les choses risquent d'empirer. Tout comme si on décide de ne rien faire. Voici comment mettre les choses au clair et sortir de cette situation délicate.

Quel est le rôle d'un manager? Fixer des objectifs, superviser et coordonner la réalisation des projets, créer une dynamique au sein de son équipe, font partie de ses responsabilités. Mais c'est aussi lui qui doit résoudre les tensions et faire en sorte que chacun de ses collaborateurs donne le meilleur de lui-même. Or, ces rôles d'encadrement et de gestion du relationnel sont ceux auxquels les managers sont le moins bien préparés. "Le rôle du manager est de donner des feedbacks en permanence, que ce soit du positif ou du négatif", recommande Paul Devaux, fondateur du cabinet de conseil Orygin.

Quand un collaborateur semble lâcher la bride, ou affiche un comportement inapproprié, un manager ne peut pas l'ignorer. Il est illusoire de croire que de lui-même, le récalcitrant va retrouver le droit chemin. Cela risque également de créer un antécédent, et de porter atteinte à l'esprit d'équipe et à ses résultats. Mais comment le recadrer sans pour autant créer de l'animosité?

Convenir d'un entretien

"Il faut à tout prix éviter de tourner autour du pot", conseille Paul Devaux. Le manager ne doit pas prendre le prétexte de parler de la pluie et du beau temps pour entamer une conversation avant de lui asséner que son travail laisse à désirer. "Cela va créer un mauvais climat. À chaque fois que le manager dira une phrase aussi simple que 'bonjour', le salarié craindra la suite", met en garde le coach. La méthode à suivre: avertir le salarié qu'on va le recevoir pour parler de ce qui ne va pas. Il est hors de question par exemple, pour un salarié qui arrive toujours en retard, de lui en faire la remarque devant toute l'équipe chaque matin. 

Il arrive également que le manager ait à recadrer un salarié qui a ponctuellement un souci, comme un comportement inacceptable lors d'une réunion. "Il faut tout de suite y mettre un terme, en lui disant qu'à l'issue de la réunion, il sera nécessaire d'avoir une explication", préconise le dirigeant d'Orygin.

Préparer son argumentaire

"Il est nécessaire de prendre le temps d'instruire la chose", recommande Paul Devaux. Le manager ne doit pas se contenter de généralités. Des remarques telles que "tu n'as pas suffisamment préparé le dossier de présentation", "je ne te trouve pas très impliqué en ce moment", "tes résultats laissent à désirer" se révèlent trop imprécises, et pourront facilement être remises en question par le salarié. Il faut donc lister les manquements: "Dans le dossier X, tu t'es contenté de reprendre les axes présentés par un de tes collègues, sans en avancer de nouveaux". Ou encore "tes chiffres de vente sont inférieurs de 40% au plus performant du groupe". Une fois les faits énoncés, il faut poursuivre sur les conséquences de ces manquements sur l'équipe ou l'entreprise.

"Surtout il ne faut pas se laisser interrompre par le collaborateur, qui va chercher à se justifier", met en garde Paul Devaux. Le manager ne doit pas hésiter à lui demander à être écouté jusqu'à la fin de son argumentation.

Convenir d'un plan d'action

Au travers de cet entretien, le manager ne cherche pas à comprendre pourquoi le salarié agit ainsi, mais il veut obtenir des changements. C'est pourquoi il faut orienter la conversation vers la conduite à tenir. "Si c'est un jeune collaborateur, le manager peut se montrer directif et lui dire ce qui doit être modifié. Si c'est un cadre expert, ce sera plutôt à lui de trouver des solutions. Il est toujours possible aussi d'opter pour un mode collaboratif, où les deux parties élaborent un plan d'action", détaille le créateur d'Orygin.

L'entretien doit se terminer sur une note positive, notamment en exprimant que le salarié garde toute la confiance de son manager. "Le manager peut tout à fait dire qu'il est content de l'issue de cet entretien, en reconnaissant qu'il a pu sembler un peu maladroit ou tendu au début de l'échange, mais qu'il apprécie le professionnalisme de son interlocuteur qui a su prendre la bonne attitude", cite en exemple Paul Devaux. Il peut aussi exprimer sa satisfaction de voir que les tensions s'apaisent et de constater que la qualité de leur relation s'améliore.

Pour que cet entretien porte ses fruits, il y a une règle d'or: ne pas ressasser cet échange. Les choses ont été dites, les engagements pris, le manager ne doit donc pas porter un regard suspicieux sur le salarié, comme s'il guettait sa prochaine faute. C'est le meilleur moyen de perdre le bénéfice de cette discussion et de le voir retomber dans ses travers.

Coralie Cathelinais